ERP za male firme: kada vam treba i kako ga uvesti

ERP zvuči kao nešto za velike kompanije sa stotinama zaposlenih. U stvarnosti, i firma s deset ljudi može imati iste probleme: podatke na pet mjesta, zalihe koje se ne slažu i izvještaje koje neko danima sastavlja. Pitanje nije koliko je firma velika, nego koliko je posla koji se radi ručno.

Znakovi da vam treba ERP

Iste podatke unosite u više programa i tabela.
Stanje zaliha u programu i u skladištu se razlikuje.
Za pregled prodaje ili naplate neko mora ručno spajati podatke.
Posao zavisi od toga šta jedna osoba zna ili ima u svom Excelu.
Firma raste, a administracija raste brže od prodaje.

Ako prepoznajete dva ili više ovih znakova, vrijedi razmisliti o jednom sistemu koji povezuje prodaju, nabavku, zalihe i finansije.

Gotov program ili ERP po mjeri?

Gotovi programi su dobar izbor kad vaš način rada odgovara onome što program podržava. Prednost je što ih možete brzo početi koristiti. Nedostatak je što se firma često mora prilagoditi programu, a ne obrnuto, i plaća funkcije koje ne koristi.

ERP po mjeri ima smisla kad imate specifične procese, kad gotovi programi traže previše zaobilaznih puteva ili kad želite sistem koji može rasti zajedno s firmom. Odluka zavisi od vašeg slučaja, i nijedan od ova dva puta nije univerzalno bolji.

Kako uvesti ERP bez stresa

Počnite od najvećeg problema

Ne morate odjednom uvesti sve module. Počnite od dijela koji vam stvara najviše problema, npr. zalihe ili fakturisanje. Brz rezultat na jednom mjestu daje povjerenje i timu i vama.

Uključite ljude koji će ga koristiti

Najbolji izvor informacija o tome kako firma radi su zaposleni koji svaki dan rade posao. Uključite ih od početka: znaju gdje su problemi, a sistem koji su pomogli oblikovati lakše prihvataju.

Pripremite podatke

Šifarnici proizvoda, kupaca i dobavljača često su nesređeni. Prije prenosa u novi sistem vrijedi ih očistiti: ukloniti duplikate, ujednačiti nazive i provjeriti cijene.

Planirajte prelazak

Dogovorite datum prelaska, period u kojem se stari i novi sistem eventualno koriste paralelno i ko je zadužen za pitanja zaposlenih. Prelazak je najlakši u mirnijem periodu, a ne usred sezone.

Obučite tim

Kratka, praktična obuka na stvarnim primjerima iz vaše firme vrijedi više od debelog uputstva. Predvidite i vrijeme za pitanja u prvim sedmicama.

Šta je s knjigovodstvom?

ERP ne mora zamijeniti program koji koristi vaš knjigovođa. Često je najbolje rješenje povezati ERP s postojećim knjigovodstvenim programom, tako da se fakture i uplate prenose automatski.

Odakle krenuti

Najbolji prvi korak je razgovor u kojem se pogleda kako firma radi danas i gdje gubi najviše vremena. Na besplatnim konsultacijama prolazimo upravo kroz to i predlažemo da li vam treba ERP, koji i u kojim fazama ga uvesti.