Kada stotine poslovnih pravila moraju raditi kao jedan sistem

Aplikaciju koja samo bilježi podatke nije teško napraviti. Mnogo je teže napraviti sistem koji na osnovu tih podataka sam zaključi šta je sljedeći korak, uskladi procese koji zavise jedan od drugog i reaguje kad se nešto promijeni.

Na upravo takvom sistemu radili smo za klijenta sa zahtjevnog zapadnoevropskog tržišta. U ovom tekstu opisujemo šta je taj projekat činilo teškim i kako smo mu pristupili. Ime klijenta i detalje njegovog poslovanja ne navodimo.

Jedna promjena, lanac posljedica

U ovakvom sistemu ništa se ne dešava izolovano. Kad se pomjeri termin, mijenja se i to ko je i šta je u tom trenutku slobodno. Kad dokument dobije novi status, pokreće se sljedeća aktivnost. Kad očekivani podaci ne stignu, sistem mora drugačije komunicirati s ljudima koji ih čekaju.

Sve se to odvija za korisnike s različitim ulogama i ovlaštenjima, često uz rokove koji se ne smiju propustiti. A da stvar bude teža, poslovna pravila se s vremenom mijenjaju, dok procesi koji su već u toku moraju nastaviti raditi bez greške.

Šta smo razvili

Umjesto da ljudi ručno prate svaku zavisnost, sistem preuzima dobar dio tog posla. Razvili smo niz mehanizama koji rade zajedno:

• planiranje resursa prema rasporedu, raspoloživosti i pravilima poslovanja;
• procese vezane za vrijeme, koji pokreću aktivnosti tačno kad treba;
• digitalno upravljanje dokumentima, njihovim statusima i tokovima;
• povezivanje s drugim informacionim sistemima, uz provjeru podataka koji stižu;
• kontrolu pristupa u više nivoa, prema ulozi korisnika i konkretnoj situaciji;
• automatsku komunikaciju koja se pokreće događajima i promjenama statusa.

Svaki od ovih dijelova, sam za sebe, poznat je zadatak. Pravi posao bio je da svi rade zajedno i da se nikad ne “posvađaju” oko istih podataka.

Teški dio počinje kad stvari ne idu po planu

Za idealan scenarij softver se piše razmjerno brzo. Pravi kvalitet sistema vidi se tek kod pitanja kao što su:

• Šta ako isti resurs zatreba dvjema aktivnostima u isto vrijeme?
• Šta ako vanjski sistem ne vrati podatke koje očekujemo?
• Šta ako isti događaj stigne dva puta, a prvi je već obrađen?
• Šta ako korisnik smije vidjeti jedan dio procesa, ali ne i drugi?

Na takva pitanja ne odgovaraju forme i tabele u bazi. Odgovara pažljivo osmišljena poslovna logika: jasna pravila za izuzetke, provjere prije svakog koraka, kontrola pristupa i usklađivanje rada različitih dijelova sistema. Tu je otišao najveći dio našeg rada, i upravo taj dio korisnik nikad ne vidi, nego samo osjeti kad sve radi kako treba.

Rezultat: složenost ostaje u sistemu, a ne kod korisnika

Niz administrativnih i operativnih koraka koji su ranije tražili stalnu pažnju sada se odvija kao kontrolisan digitalni proces. Korisnik više ne mora pamtiti šta od čega zavisi: sistem vodi računa o redoslijedu, provjerama i rutinskim zadacima.

To znači manje ručnog praćenja, dosljedniju primjenu pravila i manje prostora za ljudske greške.

Zašto pišemo o ovom projektu

Ovakvi projekti su ono na čemu gradimo iskustvo kao firma. Naš posao nije samo da isprogramiramo ono što piše u zahtjevu. Prvo moramo razumjeti kako posao zaista funkcioniše, zatim osmisliti kako to treba izgledati u softveru, i na kraju povezati sve dijelove u cjelinu koja radi pouzdano, i kad se pravila promijene.

Dobar poslovni softver ne služi samo da podrži posao. Njegov zadatak je da preuzme složenost, da ljudi ne bi morali.

Ako i vaša firma ima procese u kojima jedna promjena pokreće lanac drugih, javite nam se za besplatne konsultacije. Više o tome kako radimo pročitajte na stranicama ERP softver po mjeri, automatizacija poslovnih procesa i integracije sistema.